Kirjanpidon tärkeys yrittäjänä

Miksi yrittäjän kannattaa ulkoistaa kirjanpitonsa?

Yrittäjällä täytyy olla muun toiminnan lisäksi kirjanpito kunnossa. Toiminimiyrittäjä voi hoitaa kirjanpidon yksinkin, ilman erillistä kirjanpitäjää. Jos yritystoiminta on kovin pientä, tällöin yrittäjä voi pitää itse ns. yhdenkertaista kirjanpitoa. Tässä kohtaa kannattaa aina merkitä kalenteriin tärkeät päivämäärät, niin ei unohduksia tapahdu esimerkiksi veromaksujen kohdalla.

Olen kertonut aiemmassa tekstissäni, miksi moni haluaa yrittäjäksi – tästä pääset lukemaan syyt.

Kirjanpidon tarkoituksena on ensisijaisesti pitää erillään yrittäjän henkilökohtaiset varat yrityksen varoista

Yhdenkertaisella kirjanpidolla tarkoitetaan, että liiketoiminnoista merkitään kirjanpitoon saadut tulot ja maksetut menot. Tällöin tapahtumat merkitään sen mukaan, minä päivänä maksu tapahtuu.

Kun taas kahdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtumat merkitään aina vähintään kahdelle vastakkaiselle tilille sen mukaan, mikä on rahan lähde ja rahan käyttötarkoitus. Kahdenkertainen kirjanpito on suoriteperusteista, eli tapahtumat merkitään niiden tapahtumahetkellä – esimerkiksi silloin, kun tuote myydään.

Jos aloittelevalla yrittäjällä ei ole entuudestaan mitään kokemusta kirjanpidosta tai luvut ovat muutenkin vielä hakusessa, kannattaa hankkia yritykselle hyvä kirjanpitäjä heti alkuun.

Kannattaako kirjanpito ulkoistaa

Jokainen tunti on kallis yrittäjälle

Kannattaa huomioida, että kirjanpitoon saa kulumaan paljon viikoittaista tai kuukausittaista työaikaa. Tämänkin ajan voi käyttää tehokkaasti yrityksen ydintoimintoihin, joten kirjanpito voi tulla pidemmällä välillä edullisemmaksi, vaikka sen ulkoistaa.

Henkilökohtaisesti koen, että kirjanpito on yksi mieltäkin painava asia itseltä pois. Silloin voin luottaa, että kirjanpitäjä huolehtii kaiken oleellisen ja ajallaan.  Vaikka kirjanpitäjä on kuinka tarkka, niin virheitä voi sattua kenelle vain. Mielestäni on tämänkin vuoksi tärkeää, että pitää omaa yksinkertaista kirjanpitoa siinä sivussa. Näin näkee samalla, miten silloisen kuukauden myynti edistyy ja mitä kuluja kuukaudessa on kertynyt eli pysyy ajan tasalla paremmin.

Mitä kirjanpito tulee ulkoistettuna sitten maksamaan?

Kirjanpitäjä voi veloittaa palveluistaan esimerkiksi kuukausihinnalla, kuittien mukaan tai tuntilaskutuksella. Hintaan vaikuttaa tietenkin se, miten paljon toimintaa yrityksellä on. Sähköisesti toimitettavat tositteet nopeuttavat ja helpottavat kirjanpitäjän työtä ja alentavat näin ollen myös hintaa.

Hintaan vaikuttaa myös se, miten paljon esimerkiksi konsultaatiota tarvitset kirjanpitäjältä.

Kannattaa kysellä muilta yrittäjältä suosituksia hyvään kirjanpitäjään. Toiminimiyrittäjänä kirjanpitäjä voi siis kustantaa esimerkiksi 60-100 € kuukaudessa, riippuen tosiaan siitä, mitä kaikkea hintaan sisältyy.

Arvonlisäverotus ja veroilmoitus

Jos liikevaihto ylittää 10 000€, on yritys ALV-velvollinen. ALV-velvollinen laskee ja maksaa veronsa itse. Verot maksetaan oma-aloitteisina veroina verottajalle, joten alv-velvollisen täytyy myös tietää, milloin rahat tulee tilittää. Mikäli veroja ei makseta oikeaan aikaan, joutuu verojen päälle maksamaan vielä viivästyskorkoa. Kirjanpitäjä ilmoittaa verojen määrän esimerkiksi omaveroon ja yrittäjän tulee sieltä käydä maksamassa verot ajallaan.

Laillinen verosuunnittelu

Verohallinnon sivuilta voi lukea lisää tästä aiheesta: https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/tietoa-yritysverotuksesta/arvonlisaverotus/vahainen_liiketoiminta_on_arvonlisavero/

Kirjanpidon sanasto

Tase on yrityksen omaisuuden ja velkojen perusteella tehty laskelma. Taseeseen lasketaan siis vain sellaiset erät, jotka siirtyvät seuraavalle tilikaudelle.

Tuloslaskelmaa pidetään taseen parina. Tulosalaskelmaan merkitään siis ne erät, jotka ovat kertyneet kuluneella tilikaudella ja niiden perusteella lasketaan tilikauden voitto. Tuloslaskelma ja tase ovat osa tilinpäätöstä, joten niitä ei vaadita yhdenkertaista kirjanpitoa pitävältä toiminimiyrittäjältä.

Liikevaihdolla tarkoitetaan yrityksen myyntien summaa tilikaudella. Liikevaihto on aina arvolisäverotonta. Liikevaihtoa käytetään usein mittarina yrityksen koon määrittämisessä.

Tilikausi on se aika, jolta kirjanpitoa yhtäjaksoisesti tarkastellaan. Tämä on yleensä 12 kuukautta. Yrityksen aloittaessa tai lopettaessa voi tilikausi olla 6-18 kuukautta. Tilikauden ei ole pakollista noudattaa kalenterivuotta, mutta useimmiten verotuksen kannalta se on järkevintä.

Poistot tehdään yrityksen käyttöön hankitusta käyttöomaisuudesta (kuten rakennukset, kalusto). Näiden isompien hankintojen verovähennys jaksotetaan tuleville vuosille sen mukaan, miten hankinnan arvon katsotaan laskevan. Vuoden poistot lasketaan aina edellisen vuoden jäljellä olevasta arvosta.

Esimerkiksi koneiden ja kalustojen poston määrä on 25 % vuodessa edellisen vuoden jäännöksestä. Nämä poistot siis pienentävät yrityksen laskennallista tulosta eli myös maksettavan veron määrää.

Sen lisäksi, että olen tällä hetkellä yrittäjä – olen myös matkalla vaurauteen. Lue tästä, miten minä innostuin vaurastumisesta ja missä kohtaa matkaani menen!

Summa summarum

Oikeaoppisen kirjanpidon opettelemiseen on käytettävä aikaa, jos on sitä mieltä, että kirjanpidon voi ja haluaa tehdä itse. Haasteita tuo varmasti eniten verojen osuuksien laskeminen sekä mahdolliset työnantajasuoritukset.

Mikäli olet kääntymässä yhdenkertaisen kirjanpidon puoleen ja et tarvitse kirjanpitäjää, muista seuraavat seikat:

  • Kirjanpidossa tulee näkyä aina yrityksen tulot, menot sekä arvonlisäveron määrä, jos yrittäjä on alv-velvollinen.
  • Kaikki menot ja tulot merkitään omille riveilleen ja riveillä tulee näkyä suorituksen päivämäärä.
  • Itse tapahtumasta on oltava selkeä kuvaus, esimerkiksi myyntilaskun numero tai kuvaus ostoista ja maksetuista laskuista
  • Summista kannattaa jo tässä vaiheessa olla kirjattuna sekä arvonlisäveroton että arvonlisäverollinen.
  • Verojen maksamisesta tehdään erillinen merkintä kirjanpitoon.
  • Ennakkoverojen maksaminen merkitään erikseen verojen sarakkeeseen, ei yrityksen menoihin.
  • Kaikista kirjanpitoon merkityistä tapahtumista tulee olla kuitti tai muu tosite.
  • Muista laittaa kirjanpitoon kaikki mahdolliset kuitit ym. ostot, jotka voit vähentää yrityksesi verotuksessa.
Niina Poikonen
Artikkelin on kirjoittanut Niina Poikonen.